PERANCANGAN DAN ANALISIS SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

Keberadaan perguruan tinggi di Sulawesi Tengah, sebagai cikal bakal Universitas Tadulako melalui 3 (tiga) tahapan perjalanan sejarah yaitu periode Tadulako status swasta (1963-1966), periode status Cabang (1966-1981), dan status Perguruan tinggi Negeri yang berdiri sendiri, UNIVERSITAS TADULAKO (UNTAD), dari tahun 1981 sampai sekarang.
1. Periode status Swasta (1963-1966)
Universitas Tadulako sebagai perguruan tinggi swasta, tumbuh dan berkembang dengan dukungan dana dari swadaya murni masyarakat Sulawesi Tengah, berdiri sebelum daerah Sulawesi Tengah berstatus sebagai Daerah Tingkat I. Pemberian nama Tadulako bagi Universitas ini dimaksudkan oleh para pendirinya agar Universitas Tadulako menjadi lembaga pendidikan Tinggi yang menghasilkan pemimpin-pemimpin yang memiliki sifat-sifat keutamaan. Tadulako secara kongkrit berarti Pemimpin, dan menurut sifatnya, Tadulako berarti Keutamaan. Dengan demikian Tadulako adalah pemimpin yang memiliki sifat-sifat keutamaan (adil, bijaksana, jujur, cerdas, berani, bersemangat, pengayom, pembela kebenaran).
Demikian kuatnya keinginan para pemuka masyarakat di daerah ini, yang memulai kerja kerasnya dengan meletakkan langkah-langkah kearah terciptanya lembaga dan masyarakat ilmiah, melalui terbentuknya sebuah Universitas. Dari kerja keras tersebut, pada tanggal 8 Mei 1963 berdirilah Universitas Tadulako dengan status swasta, dengan rektor pertama Drh. Nasri Gayur. Setelah melalui berbagai usaha untuk meningkatkan status dan peran Universitas Tadulako, pada tanggal 12 September 1964 ditingkatkan statusnya menjadi “TERDAFTAR” sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan Nomor: 94/B-SWT/P/64,dengan empat fakultas,masing-masing :
1. Fakultas Sosial Politik.
2. Fakultas Ekonomi
3. Fakultas Peternakan
4. Fakultas Keguruan dan ilmu Pendidikan, jurusan Ilmu Hayat dan Ilmu Pendidikan.
Perkembangan selanjutnuya bertambah lagi satu fakultas yaitu Fakultas Hukum sehingga keseluruhan menjadi lima fakultas.
2 Periode Cabang (1966 – 1981)
Berbagai upaya dan kerja keras yang dilakukan oleh pemuka masyarakat di daerah ini, melahirkan Perguruan Tinggi Negeri dengan status cabang, masing-masing Universitas Tadulako Cabang Universitas Hasanuddin, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan (PTIP) Nomor 1 Tahun 1966 tanggal 1 Januari 1966 dan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Ujung Pandang Cabang Palu berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan (PTIP) Nomor 2 Tahun 1966 tanggal 1 Januari 1966.
Universitas Tadulako Cabang Universitas Hasanuddin (Untad Cabang Unhas) terdiri atas empat fakultas yaitu:
1. Fakultas Peternakan.
2. Fakultas Ekonomi
3. Fakultas Hukum
4. Fakultas Sosial Politik.
Sedangkan IKIP Ujung Pandang Cabang Palu terdiri atas tiga fakultas yaitu:
1. Fakultas Ilmu Pendidikan
2. Fakultas Keguruan Sastra dan Seni
3. Fakultas Keguruan Ilmu Eksata.
Sejak saat itulah kedua perguruan tinggi cabang tersebut mengalami kehidupannya dengan cara yang amat ditentukan oleh induknya masing-masing, terutama dalam hal penyelenggaraan pendidikan, pengadaan tenaga akademik dan administrasi. Disamping peran perguruan tinggi induk yakni UNHAS dan IKIP Ujung Pandang, peran pemerintah daerah serta pemuka masyarakat di daerah ini sangat menentukan perkembangan kedua perguruan tinggi cabang tersebut.
3. Universitas Tadulako Berdiri Sendiri Tahun 1981
Setelah melalui perjalanan dan perjuangan panjang selama 15 Tahun dengan status cabang, berbagai pengalaman dan penyesuaian sisten pendidikan tinggi nasional, dapat dilaksanakan dengan satu komitmen peningkatan status yaitu pembentukan satu wadah universitas negeri yang berdiri sendiri. Dengan dukungan Pemerintah Daerah dan Pemerintah Pusat (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan), Untad Cabang Unhas dan IKIP Ujung Pandang Cabang Palu secara sendiri-sendiri telah melakukan berbagai upaya berupa penataan akademik, administrasi dan penyediaan prasarana dan sarana yang dibutuhkan.
Untuk lebih mengefektifkan upaya mewujudkan satu Unversitas Negeri yang berdiri sendiri, pada tahun 1981 atas fasilitas Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Pemerintah Daerah Propinsi Sulawesi Tengah, dibentuklah Koordinatorium Perguruan Tinggi Sulawesi Tengah (PTST) yang diketuai oleh Gubernur Sulawesi Tengah dengan enam orang wakil ketua yang berasal dari UNTAD Cabang UNHAS (3 orang) dan IKIP Ujung Pandang Cabang Palu (3 orang).
Upaya Koordinatorium PTST tersebut untuk menyatukan kembali kedua perguruan tinggi cabang di Sulawesi Tengah pada akhirnya muncul dan menjadi dasar yang lebih kokoh untuk berdirinya Universitas negeri yang berdiri sendiri. Atas dukungan dan upaya masyarakat di Sulawesi Tengah, Pemerintah Daerah, Rektor UNHAS, Rektor IKIP Ujung Pandang serta Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, akhirnya status cabang kedua lembaga pendidikan tinggi tersebut ditingkatkan menjadi Universitas Negeri yang berdiri sendiri, dengan nama UNIVERSITAS TADULAKO disingkat (UNTAD) sesuai dengan keputusan Presiden RI Nomor 36 Tahun 1981 tanggal 14 Agustus 1981. Berdasarkan keputusan Presiden tersebut Untad terdiri atas 5 (lima) fakultas :
1. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
2. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
3. Fakultas Ekonomi
4. Fakultas Pertanian
5. Fakultas Hukum
Dalam Pekembangan selanjutnya bertambah lagi satu fakultas yaitu Fakultas Teknik sesuai dengan surat Keputusan Menteri Pendidikan Dan kebudayaan RI Nomor: 0378/0/1993 tanggal 21 Oktober 1993.
Dari enam fakultas yang ada, saat ini universitas Tadulako menyelenggarakan Pendidikan Program sarjana dan program Diploma dengan 34 (tiga puluh empat) Program Studi. Dengan memiliki 1652 orang peegawai yang terdiri dari 102 Dosen sebagai tenaga funsional dan 650 orang tenaga administrasi sebagai tenaga struktural. Untuk dibutuhkan suatu sistem untuk mengolah Sumber Daya manusia yang ada di Universitas Tadulako

II. ALASAN PENGGUNAAN SIMPEG

Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah Organisasi, keberadaan dan kelancaran aktifitas pegawai atau karyawan dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem Kepegawaian di pemerintahan / perusahaan adalah untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung Pelaksanaan fungsi dari manajemen sebuah organisasi, adalah keberadaan dan Kelancaran aktifitas administrasi. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efiktifitas berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.
SIMPEG sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu prior itas dalam tahapan pengembangan e-government
‘your solution human resources’
III. SASARAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Maksud dan tujuan sistem ini dengan mengacu pada tata urut administratif di bidang kepegawaian yang secara dinamis ditunjukan untuk :
1. Mendapatkan solusi terpadu dalam lingkup tata kerja kepegawaian di lingkungan Universitas Tadulako.
2. Menerapkan perluasan sarana kerja berbasis teknologi tinggi yang mudah namun efektif dalam rangka peningkatan pelayanan, secara internal maupun eksternal.
3. Mencapai kualitas hasil kerja dan pelayanan yang memadai.
4. Menuju pada tersosialisasinya budaya tertib dan budaya teknologi, secata gradual dan sistematik di lingkungan internal dalam mewujudkan tata kerja yang tertib, efisien dan mencerminkan semangat keterbukaan.
5. Menuju pada terwujudnya paperless office yang secara tidak langsung merupakan upaya dukungan pada kerangka besar upaya pelestarian lingkungan hidup.
6. Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian.
7. Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi.
8. Memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai perestasi yang dicapai.
9. Pengelolaan data yang lebih mudah

IV. RUANG LINGKUP

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) yang ditawarkan memiliki ruang lingkup kegiatan ini dilakukan pelaksanaan perancangan dan pembuatan database fisik beserta perancangan program aplikasi baik berbasis web ataupun client / server. Tugas pokok yang harus dikerjakan adalah pembuatan rancangan rinci database, perancangan user interface, pembatasan akses, modifikasi / pembuatan tabel dan relasinya, sampai dengan uji coba dan instalasinya.
Pemilihan database engine berdasarkan sistem yang sudah terinstalasi/ tersedia ataupun menggunakan database yang baru. Sistem Operasi server yang berjalan menggunakan Operating System Windows 2000 / 2003. Koneksi ke Database menggunakan sistem ODBC interface that enables applications to access in database management systems that use Structured Query Language as data accsess standard sehingga dalam pengembangan lebih lanjut dapat men database lainnya.

V. PERMASALAHAN – PERMASAHAN SISTEM KEPEGAWAIAN.

Dalam sistem yang berjalan selama ini pengurusan administrasi kenaikan pangkat dan pengusulan jabatan yang melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, menyangkut unit instansi yang ada yang ada di Universitas Tadulako palu Provinsi Sulawesi Tengah
1. Sulitnya menulusuri informasi tetntang status berkas kenaikan pangkat dan berkas penilaian Funsional untuk tenaga Funsional seperti Dosen
2. Lamanya Proses dan pengusulan Angka kredit untuk tenaga Dosen serta tenaga administrasi untuk naik pangkat sampai pada surat keputusan, bahkan sampai bertahun tahun.
3. Lamanya Memperoleh Informasi pembebasan sementara bagi pejabat Fungsional yang mendapat tugaa belajar untuk memenuhi angka kredit.
4. Sulitnya mengurutkan pangkat dari pangkat tertinggi sampai pangkat terendah

VI. KEBUTUHAN – KEBUTRUHAN INFORMASI PEMAKAI SISTEM

Kebutuhan – kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilakn oleh sistem Informarmasi kepegawaian adalah , antara lain:
A. pencatatan individu data Pegawai sebagai berikut :
1. Biodata Pegawai
2. Riwayat Pendidikan Formal dan Non Formal
3. Pelatihan Kepegawaian
4. Riwayat kepangkatan dan jabatan
5. Daftar Penilaian Pekerjaan (DP3)
6. Riwayat Keluarga
7. Riwayat Penghargaan / Tanda Jasa
8. Riwayat Pengalaman
9. Riwayat Organisasi
10. Riwayat Cuti
11. Riwayat Gaji
B. Keluaran hasil proses Sistem Informasi Kepegawaian
1. Daftar Urut Kepangkatan
2. Daftar Susunan Kepangkatan
3. Daftar Kekuatan Pegawaian
4. Daftar Kenaikan Pangkat Struktural
5. Daftar Kenaikan Gaji Berkala
6. Rencana Kenaikan Pangkat
7. Pendidikan yang telah diikuti
8. Historis Karir
9. Laporan Statistik Pegawai
10. Surat Keputusan
C Memiliki sistem security yang handal, yang dapat memberikan akses secara luwes namun aman
D. Mampu mendayagunakan database populer yang tersedia di pasaran ( SQL Server, Oracle, MySQL, dll ).
E. Mudah digunakan (user friendly)
F. Menerapkan sistem multi-user dan Luwes dalam penerapan kebutuhan topologi jaringan

VI. KEGIATAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN

Sesuai dengan ruang lingkup dari SIMPEG ini maka kegiatan kegiatan pengembangan sistem yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Menganalisi Sistem
2. Mendesain Sistem (perangkat Lunak dan Perangkat Keras)
3. Menerapkan Sistem

VII. RANCANGAN APLIKASI DAN KEMAMPUAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Dalam perancangan aplikasi dan kegunaan program diantaranya berpedoman pada :
1. Sistem pembuatan sistem interface antar muka (GUI) menggunakan prinsip sederhana, kaya informasi dan menarik.
2. Merupakan subsistem dari sistem yang sudah ada.
3. Kemampuan dalam pemasukan data, perubahan data, penghapusan data, manipulasi data dalam pengelolaan database secara online atau client/server. Dan Membuat laporan sesuai dengan kebutuhan pengguna aplikasi baik di tingkat atas maupun pengguna umum.
4. Pencarian data dan informasi berdasarkan kriteria tertentu yang terdapat dalam database sistem. Dan Membedakan pengguna dalam mengakses sistem berdasarkan tingkatan manajemen atau kepentingan dalam pelaksanaan sistem.
5. Aplikasi yang dikembangan bertujuan memberikan kemudahan pengolahan data input dan output.

VIII. PROSEDUR PENYUSUNAN SISTEM

IX. PENEMPATAN DATABASE

Karena menggunakan konsep sistem frontend dan backend, maka database ditempatkan di dua tempat, yaitu :
a. Webserver sebagai sistem fronted disimpan di Kantor Pusat Komputer Universitas Tadulako
b. Server Simpeg sebagai backend disimpan di Kantor Pusat Kepegawaian, Biro kepegawaian dan Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Tadulako

XI. ANCAMAN KEAMANAN YANG MUNGKIN MUNCUL

Ancaman keamanan yang mungkin muncul dalam sistem informasi kepegawaian ini adalah :
1. Operator PDE (Pusat Komputer Universitas Tadulako) mungkin melakukan kesalahan dikarenakan kelalaian dalam memeriksa setiap kelengkapan sisipan yang dikirimkan oleh pegawai dalam mengajukan usulan kenaikan pangkat/ golongan ruang. Kelalaian tersebut apabila terjadi kekurangan sisipan yang diperlukan, tetapi telah masuk ke bagian bac kend sistem, maka penilaian yang akan dilakukan Sub Pegawai Fungsional atau Sub Pegawai Non Fungsional akan mengalami kesulitan dalam menentukan apakah pegawai tersebut layak naik pangkat/golongan ruang atau belum.
2. Pembuatan draft surat keputusan kenaikan pangkat/golongan ruang bukan oleh user yang berwenang pada Sub Pegawai Fungsional atau SubPegawai Non Fungsional.
3. Pengesahan draft surat keputusan kenaikan pangkat/ golongan ruang bukan oleh user yang berwenang dalam hal ini Kepala Bagiam Kepegawaian.
4. Verifikasi draft surat keputusan kenaikan pangkat/ golongan ruang menjadi surat keputusan kenaikan pangkat/ golongan ruang yang sah bukan oleh user yang berwenang dalam hal ini Kepala Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Tadulako.
5. Pengubahan pengesahan atau pengubahan isi atau pembatalan surat keputusan kenaikan pangkat/ golongan ruang bukan oleh user yang berwenang dalam hal ini Kepala Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Tadulako.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s