Pengorganisasian perpustakaan

Pengorganisasian perpustakaan

Hampir tidak setiap organisasi profesi berhasil dalam perjuangannya membela profesi yang bersangkutan. Untuk dapat mencapai keberhasilan organisasi profesi harus berusaha agar pekerjaan pustakawan diisi oleh tenaga yang berkualifikasi, yang penuh dengan ide profesionalisme serta haarus diakui oleh lembaga tempat pustakawan bekerja.

Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Prosese pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memeliki sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi dan pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Oleh karena itu, diperlukan penyesuaian terus-menerus antar bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi akan berjalan baik apabila terdapat prinsip-prinsip yang menjadi landasan geraknya. Prinsip-prinsip itu di antaranya adalah :

1.    perumusan tujuan, tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait dalam organisasi itu.

2.    pembagian kerja, untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas

3.    pembagian wewenang, dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing aggota / kelompok dalam suatu organisasi, maka dapat dihindarkan terjadinya benturan kepentingan dan tindakan

4.    kesatuan komando, tujuannya agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana.

5.    koordinasi, merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

Organisasi perpustakaan timbul karena adanya kebutuhan untuk mengumpulkan orang-orang dalam rangka pencapaian tujuan bersama melalui pembagian kerja. Pembagian kerja ini akan efektif apabila di dalam organisasi itu terdapat stuktur organisasi yang jelas, baik secara makro maupun mikro. Penyusunan struktur organisasi perpustakaan belum mampu merefleksikan spesialisasi bidang, standarisasi , tidak adanya koordinasi yang baik. Hal ini disebabkan oleh sistem penyusunan struktur organisasi yang menganut sistem top down, bersifat birokratis, dan kurang berorientasi pada visi dan misi perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga informasi yang selalu berkembang dalam penyusunan struktur organisasinya perlu mengantisipasi faktor internal, eksternal, diferensiasi, dan kompleksitas.

Dari segi kelancaran tugas perpustakaan dipengaruhi oleh sejauh mana keberhasilan integrasi di antara unit-unit/bagian dalam organisasi itu sendiri. Oleh, karena itu, perlu diperhatikan adanya pengelompokan kegiatan-kegiatan dalam perpustakaan itu sendiri. Dalam sistem pengelompokan unit ini terdapat banyak sistem yang dapat dipilih perpustakaan, ada empat aspek yang perlu diperhatikan yaitu fungsi, produk (barang dan jasa), wilayah, dan pelayanan perpustakaan.

Kepustakawanan sebagai sebuah profesi memiliki arti kata pekerjaan atau sebutan sebuah pekerjaan, terutama pekerjaan yang memerlukan pendidikan dan latihan. Sebuah pekerjaan dapat dikatakan sebagai profesi apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : pertama, adanya sebuah organisasi keahlian. Tenaga profesional berkumpul dalam sebuah organisasi yang teratur dan benar-benar mewakili kepentingan organisasi. Dalam dunia pustakawan, dikenal banyak organisasi pustakawan seperti American Library association (ALA) di Amerika, Library Association di Inggris serta Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) di Indonesia. Kedua, Terdapat pola pendidikan yang jelas Struktur pendidikan pustakawan harus jelas. Di luar negeri seperti ALA berhak menentukan kualifikasi pendidikan formal pustakawan dan berwenang menentukan akreditasi sekolah perpustakaan. Profesi didasarkan atas batang tubuh atau teknik yang dapat diajarkan. Hal ini berarti subjek tersebut dapat diperlukan sebagai sebuah disiplin akademis serta pekerjaan professional harus memiliki sifat intelektual. Ketiga, Adanya kode etik untuk mengatur hubungan antara tenaga profesional dengan nasabah atau rekanan diperlukan sebuah kode etik. Kode etik pustakawan lebih bersifat social dari pada bisnis. Empat, berorientasi pada jasa bidang tugas kepustakawanan hampir semuanya berorientasi pada jasa. Jasa pustakawan yang diberikan pada pemakai lebih ditekankan pada pemberian pelayanan dalam usaha pencarian dan penyebarluasan informasi dan jasa ini diberikan secara terus menerus. Lima, adanya tingkat kemandirian. Sebagai tenaga professional tenaga pustakawan harus mandiri dalam arti bebas dari campur tangan pihak luar.

Pemberdayaan peran organisasi profesi untuk meningkatkan peran organisasi profesi pustakawan terhadap anggotanya maupun terhadap masyarakat. Maka hal yang harus IPI adalah selalu memberdayakan segala kemampuan dan potensi yang dimiliki organisasinya, serta berperan aktif dalam ruang lingkup bidang kepustakawanan dan dalam masyarakat. Selama ini relatif masih belum kelihatan peran dan manfaat IPI baik bagi anggota terlebih-lebih lagi bagi masyarakat.

1.  Kiprah  IPI dan Kinerja Pustakawan

Dalam konteks organisasi profesi khususnya Profesi Pustakawan Indonesia (IPI), organisasi profesi yang baik adalah suatu organisasi profesi yang dapat menunjukkan dan mempunyai kapasitas untuk dapat berbagi pengalaman bersama ditandai dengan menjunjung tinggi moral dan etika profesi. Suatu profesi tidak akan berkembang, apabila kita tidak dapat menempatkan jati diri kita di tengah –tengah masyarakat yang cukup dinamis dalam era reformasi dewasa ini. Sungguh luar biasa  tantangan yang dihadapi oleh para pustakawan Indonesia saat ini.

Globalisasi ekonomi berkaitan dengan kemampuan seseorang untuk berkompetisi dan bekerjasama untuk memenuhi kebutuhan ekonominya, dimana sumber daya alam menjadi faktor yang kurang penting dibandingkan dengan sumber daya manusia. Lokasi sumber daya alam juga tidak lagi menjadi masalah, tetapi kemampuan manusia untuk berinteraksi dengan lingkungannya menjadi faktor yang amat kritis. Disamping itu perkembangan ilmu dan teknologi telah memaksa bangsa-bangsa untuk mengandalkan penguasaan ilmu dan teknologi itu dapat memenangkan kompetisi  yang makin lama makin berat.

Lingkungan manusia berubah amat cepat pada abad ke-21. Beberapa kecenderungan abad ke-21 yang mempengaruhi kehidupan masyarakat, adalah kompetisi global, cepatnya produk-produk menjadi kuno (obsolescence), kecenderungan meningkatkan efisiensi dengan perampingan organisasi, perekayasaan kembali dunia usaha, pemberdayaan serta perbaikan kualitas semua proses dan produk di segala bidang yang dilakukan secara terus menerus, internasionalisasi perdagangan, berkembangnya masyarakat informasi (information society), serta perkembangan ilmu dan teknologi yang amat hebat. Toffler (1972) yang dikutip Sutjipto (2000) telah mengidentifikasi gejala itu sejak tahun 1970-an dan menyebut gejala itu dengan “ culture shock “.

Mencermati perubahan yang semakin dahsyat itu, organisasi profesi pustakawan Indonesia, hendaknya berupaya melakukan berbagai perbaikan dan pengembangan layanan terbaiknya bagi kepentingan masyarakat secara terencana dan berkesinambungan. Dengan demikian organisasi profesi ini tidak akan kehilangan arah baik dalam rangka pengambilan keputusan, maupun dalam rangka meningkatkan  mutu organisasi. Sudahkah pustakawan Indonesia mengantisipasi perkembangan dan menjembatani kearah tersebut? Bukankah modal untuk itu kita sama-sama memilikinya?.

Berangkat dari visi pustakawan diabad informasi, ada beberapa masalah pokok yang merupakan isu strategis yang perlu dicermati dan perlu mendapat perhatian kita semua , diantaranya :

a.    Bagaimana organisasi pustakawan Indonesia dapat sejajar dengan profesi lain?

b.    Sistem dan tatanan organisasi IPI yang bagaimanakah yang dapat memberikan peluang yang sama  bagi seluruh anggota dalam segala dimensinya menuju pemberdayaan anggota IPI secara utuh ? ( Setiarso, 1997).

c.    Apakah landasan filosofis variabel utama IPI = Organisasi Profesi Kepustakawan Indonesia yang ditawarkan Sudarsono (1997) telah dapat  dilaksanakan oleh seluruh anggota IPI ?

Selanjutnya mari kita renungkan apa yang telah dituangkan dalam Keputusan Lokakarya Pengembangan Kurikulum Pendidikan dan Latihan Perpustakaan di Indonesia yang dilaksanakan  tanggal 9 –11 Agustus 1994 di Aula the British Council, ada 2 Aspek Profil Pustakawan Indonesia ( Pustakawan Ideal) yang cukup menarik kita diskusikan dalam Rakerpus XI IPI pada hari ini :

1.    Aspek Profesional : Pustakawan Indonesia berpendidikan formal ilmu  perpustakaan. Pustakawan juga dituntut gemar membaca, trampil, kreatif, cerdas, tanggap, berwawasan luas, berorientasi ke depan, mampu menyerap ilmu lain, objektif (berorientasi pada data dan fakta), generalis di satu sisi, tetapi memerlukan disiplin ilmu tertentu di pihak lain, berwawasan lingkungan , mentaati etika profesi pustakawan, mempunyai motivasi tinggi, berkarya di bidang kepustakawan, dan mampu melaksanakan penelitian dan penyuluhan.

2.    Aspek kepribadian dan prilaku: Pustakawan Indonesia harus bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha esa, bermoral Pancasila, mempunyai tanggung jawab sosial dan kesetiakawanan, memiliki etos kerja yang tinggi, mandiri, loyalitas tinggi terhadap profesi, luwes, komunikatif, dan bersikap suka melayani, ramah tamah dan simpatik terbuka terhadap kritik dan saran, selalu siaga dan tanggap terhadap kemajuan dan perkembangan ilmu dan teknologi, berdisiplin tinggi, dan menjunjung tinggi etika pustakawan Indonesia. Kedua aspek tersebut sungguh luar biasa,  apabila persyaratan tersebut dapat dimiliki oleh para Pustakawan Indonesia.

Perjalanan sejarah wadah profesi pustakawan Indonesia hampir selama tiga dasa warsa, hendaknya menjadi bahan renungan kita bersama. Dan kini masyarakat menanti kiprah lebih nyata dari para Pustakawan Indonesia yang menyentuh ke segenap lapisan masyarakat Indonesia yang majemuk dan kritis. Pustakawan Indonesia dituntut agar lebih mandiri dalam segala hal,  gaung pustakawan … non jauh disana perlu kita dengar sebagai tuntutan otonomi daerah. Hasil rapat Koordinasi Tim Penilai Pejabat Fungsional pustakawan yang baru saja dilaksanakan tanggal 30 Oktober 2001 sudah mengisyaratkan ke arah itu. Mau tidak mau, suka tidak suka inilah kenyataan yang perlu dipertimbangkan dan didiskusikan pada hari ini.

Berbicara peningkatan profesionalisme di bidang profesi kepustakaawan adalah suatu “Conditio Sine Quanon” yang tidak bisa ditawar-tawar lagi, apabila profesi pustakawan hendak sejajar dengan profesi lain. Profesi pustakawan dituntut untuk mampu bersikap lebih terbuka, suka kerja keras, suka melayani, mengutamakan pengabdian serta aspek-aspek kepribadian dan perilaku. Tuntutan hal tersebut,menurut hemat penulis itulah kata kunci yang sebenarnya yang perlu terus menerus diaplikasikan dalam menjajal otokritik.

Banyaknya kritik yang dilontarkan terhadap organisasi profesi pustakawan Indonesia (IPI), baik kritik dari internal, maupun eksternal organisasi, hal ini disebabkan antara lain pustakawan Indonesia kurang memahami jati dirinya. Menurut hemat penulis organisasi yang diharapkan adalah suatu organisasi yang setiap saat mengalami perubahan dalam arti yang positif, tidak selalu berada pada statusquo/ stagnansi. Perubahan sekecil apa pun harus dapat diterima sebagai sumbangsih dan pengabdian diri kita sebagai profesi. Perjalanan sejarah organisasi profesi Pustakawan Indonesia selama hampir tiga dasawarsa tidak sepenuhnya merupakan suatu kegagalan Kegagalan masa lalu dan sekarang mudah-mudahan dapat dijadikan sebagai modal utama menuju kesuksesan yang menjadi harapan kita semua, dan bukan suatu rintangan.

Paul J. Meyer pernah mengatakan” 90% orang-orang yang merasa gagal belum  tentu gagal… hanya saja mereka cepat menyerah”. Faktor terpenting yang menentukan keberhasilan suatu organisasi terletak bagaimana organisasi mengatasi kegagalan.  Dornan (1998) memberikan ilustrasi kata “gagal” dan keberhasilan . Kata gagal selalu berkonotasi negatif. Bukankah orang paling benci dengan kata ini? Coba saja, jika anda mendengar seseorang membicarakan tentang hal-hal yang bernada kegagalan dan keputusasaan, mau tidak mau kata tersebut akan berpengaruh buruk terhadap diri anda, misalnya kata –kata kemiskinan, tidak punya teman, tidak punya uang. Sebaliknya kata-kata yang berhubungan dengan “ keberhasilan” mempunyai konotasi positif karena mengandung harapan.

Lebih jauh Dornan menekankan ada beberapa hal yang menyebabkan orang takut akan kegagalan diantaranya:

·       takut dikritik

·       takut mengambil resiko

·       takut kehilangan percaya diri

·       takut tidak mendapat kesempatan lagi.

Atas dasar takut akan kegagalan Dornan memberikan solusi dalam mengatasi kegagalan sebagai berikut :

·       mengenali lebih dulu penyebab kegagalan

·       belajar dari kegagalan dengan mempelajari penyebabnya

·       kenali dulu kelemahan anda

·       ubah cara kerja anda sesuai kebutuhan

Organisasi profesi pustakawan Indonesia (IPI) baik dari tingkat pusat, daerah,dan cabang di mana pun berada, harus berani dikritik, berani mengambil resiko, tidak boleh takut kehilangan rasa percaya diri, tidak boleh takut tidak mendapat kesempatan lagi. Menurut hemat penulis pola kepemimpinan yang perlu diterapkan oleh Pengurus organisasi ini baik tingkat pusat, daerah dan cabang harus menunjukkan keberanian (courage)dalam menentukan aturan keanggotaan. Ternyata aturan anggaran rumahtangga PAPSI (Perhimpunan Ahli Perpustakaan Seluruh Indonesia) tahun 1954 lebih baik dari anggaran rumah tangga IPI tahun 1999 dalam hal menerapkan sangsi bagi anggota yang tidak membayar iuran anggota.  Dalam anggaran rumahtangga tersebut dinyatakan sebagai berikut:

Anggota yang diterima sebelum 30 Juni membayar iuran untuk setahun penuh, yang diterima sesudah 30 Juni membayar iuran (setengah tahun). Pembayaran dilakukan ketika diterima menjadi anggota.

Apabila seorang anggota menunggak iuran satu tahun, maka kepadanya akan dikirim surat peringatan, dan sebulan sesudah surat itu keluar pembayaran belum juga dilakukan,maka pengurus berhak mengeluarkannya dengan keputusan suara terbanyak.

Anggota yang menunggak iuran setahun, di dalam rapat tahunan tidak boleh memberi suara atau tidak boleh dipilih untuk suatu jabatan.

Sedangkan aturan semacam itu tidak ada dalam anggaran rumah tangga IPI tahun 1999. Bukankah Russel Bowden sewaktu menjadi konsultan IPI sering memberikan rekomendasi khususnya mengenai iuran anggota sebagai modal dasar organisasi.  Barangkali ini perlu dipertimbangkan dalam rapat kerja kali ini sebagai bahan masukan kongres IPI tahun 2002.  Beberapa rekomendasi program kerja dari komisi organisasi yang pernah dilontarkan oleh Blasius Sudarsono dan Bambang Setiarso sebenarnya cukup efektif untuk dilaksanakan sebagaimana dilontarkan dalam isu strategis pada pemaparan sebelumnya. Dalam konteks kemandirian organisasi (Hernandono,1997) mengungkapkan seebagai suatu organisasi profesi, IPI dirasakan oleh sebagian orang belum mandiri, keuangan IPI masih banyak tergantung pada subsidi dan bantuan instansi di bidang perpustakaan di Indonesia (Perpustakaan Nasional RI) dan Badan-badan lain, baik pemerintah maupun swasta. Disamping itu, keterlibatan para anggota IPI belum dapat dilaksanakan secara optimal.

Celakanya pustakawan masih sibuk mempertanyakan apa keuntungan menjadi anggota.   Bukankah kepercayaan yang kita emban dari anggota IPI juga amanah dari Tuhan?  Penulis juga sependapat apa yang diungkapkan  Zulfikar Zen dalam Marsela  terbitan terbarunya (juni 2001) dalam rangka kebersamaan , apakah kebersamaan yang kita buat akan berubah? Bukankah kalau bersatu, kita akan teguh? Marilah berat sama-sama kita pikul, meskipun kalau ringan masing-masing dapat membawanya sendiri-sendiri Insya Allah…! Himbauan tersebut mari kita refleksikan dalam organisasi yang kita cintai ini.

Ada beberapa keuntungan strategis bila IPI mengembangkan dirinya menjadi organisasi serikat pekerja, yaitu :

Pertama, organisasi akan mempunyai orientasi yang jelas, yakni meningkatkan kesejahteraan dan memperjuangkan kepentingan putawakan. Langkah ini akan menjauhkan kemungkinan menjadi organisasi papan nama, atau organisasi yang hanya dimiliki oleh pengurusnya, sebab serikat pekerja bisa menyentuh kepentingan semua anggota. Untuk mengubah diri sudah tidak banyak halangan, karena UU Serikat Pekerja/Serikat Buruh yang baru jelas-jelas melindungi hak pekerja untuk berorganisasi. Kedua, karena kepentingan semua anggota tersentuh, maka organisasi IPI akan dengan mudah menggalang solidaritas para pustakawan. Implikasinya, hal ini akan memperkuat posisi tawar pustakawan di hadapan institusi/perusahaan, terutama dalam hal memperjuangakan kenaikan upah, fasilitas kerja dan peningkatan profesi. Ketiga, dengan mengembangkan diri menjadi serikat pekerja, IPI punya kesempatan luas untuk berafiliasi dengan organisasi sejenis di tingkat internasional. Afiliasi ini akan menguntungkan posisi organisasi dan pustakawan Indonesia, karena solidaritas pustakwan  internasional akan segera mengalir apabila pustakwan Indonesia mengahadapi masalah.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s