Manajemen administrasi perkantoran

8. Manajemen administrasi perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

  • mengetik (typing)
  • menghitung (calculating)
  • memeriksa (checking)
  • menyimpan warkat/arsip (filing)
  • menelepon (telephoning)
  • menggandakan (duplicating)
  • mengirim surat (mailing)
  • dan kegiatan lain.

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

  • Manajemen dan pengarahan
  • Tata laksana/penyelenggaraan
  • Pelaksana secara efisien
  • Manajemen
  • Pengawasan
  • Pengendalian dan pengawasan
  • Pengarahan dan pengawasan
  • Pengarahan
  • Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

  • pegawai
  • Material perlengkapan
  • Persayaratan
  • Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

  • Kepegawaian perkantoran (office personel)
  • Metode perkantoran (office methods)
  • Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)

  • Biaya perkantoran (office costs)
  • Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
  • Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
  • ruang perkantoran (office space)
  • komunikasi (communications)
  • kepegawaian kantor (office personnel)
  • perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
  • peralatan dan mesin (appliance and machine)
  • perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
  • metode (methods)
  • tata warkat (records)
  • kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

  • Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
  • Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
  • Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  • Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
  • Membuat catatan dengan biaya minimal

 

  • Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
  • Pengadministrasian seluruh kegiatan
  • Menginventarisasi peralatan kantor
  • Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
  • Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s